Bæredygtig facility management gavner både hjerne og hjerte

Når først man kommer i gang, er der et utal af muligheder. Mange virksomheder og deres Facilities Management (FM)-organisationer er ambitiøse og vil også bidrage til en bæredygtig udvikling. De fleste lægger ud med enkelte initiativer, som kan høste nogle åbenlyse gevinster, men når de lavt hængende frugter er høstet, et der ofte tvivl om næste skridt. For hvordan kommer FM-organisationen i mål med egne ambitioner?

Svaret er, at alle funktioner, som er knyttet til ejendomme og ejendomsservices (investeringer, administration, space management, drift og service) bruger deres indsigt og opgaveløsning til en grøn omstilling. Der er brug for en helhedsorienteret indsats med eksplicitte mål for en bæredygtig omstilling af organisationen for at fremme, at alle funktioner arbejder i samme retning og takt.

Tag udgangspunkt i, hvor I er i dag

Selv om virksomheder og FM-organisationer er ens med hensyn til, at FM er en støttefunktion til kernevirksomheden, er der store forskelle på de rammer, som en bæredygtighedsplan skal tage udgangspunkt i. Nogle ejer selv de bygninger, som de bruger, andre lejer sig ind, og andre igen er bygningsejere af udlejningsejendomme. 

Alle må overveje, hvem de er i dag, og hvem de vil være i fremtiden. Hvad er kernevirksomhedens behov i dag, og hvordan forventer vi, at de vil udvikle sig i fremtiden? Hvilke succesparametre arbejder vi med? Hvilke risici er der ved ikke at gøre noget? Sådanne strategiske rammer er helt nødvendige at få afklaret for at kunne sætte de rette mål og krav til FM-løsningerne. Dernæst er der hele sourcing-diskussionen. Hvilke interne kompetencer har virksomheden, og hvilke må man tilkøbe? 

Se planen som et nyt skridt i en udviklingsrejse. Start med at kortlægge, hvor I er i dag, og dyrk jeres visioner samt mål for, hvordan I gerne vil ses af fremtidige kunder, samarbejdspartnere og kollegaer. 

Alle fagligheder skal i spil

En helhedsorienteret bæredygtighedsplan sikrer fælles retning på strategisk, taktisk og operationelt plan. Den skal sikre koordinering på tværs af funktioner (investering, administration, space management, drift og service), så funktionerne ikke spænder ben for hinandens indsats, eller bare flytter problemer fra en funktion til en anden. For at minimere restaffald er der f.eks. brug for gode placeringer af kildesortering, justering af rengøringsservices, plads til affaldscontainere og ikke mindst kommunikation med brugerne. 

Miljø- og klimaregnskaber hjælper med at kortlægge virksomhedernes påvirkning af det lokale og globale miljø og er vigtige redskaber for at udarbejde en effektiv plan. Desuden vil man arbejde med bæredygtige business cases, livscyklusanalyser og lignende for at vurdere hvilke initiativer, som er mest bæredygtige på kort og længere sigt. Dette er ny viden, som man må indarbejde i virksomhedens beslutningsgrundlag, og typisk har virksomheder behov for kompetenceopbygning hos projektledere eller ekstern assistance. 

Men bæredygtighed skal udvikles både med hjerne og hjerte for at få medarbejdere og andre brugere med. Der skal også arbejdes med motivation, kommunikation og en fælles kultur. I fremtiden vil vi se FM-organisationer, som arbejder mere systematisk med at afklare behov og få feedback fra deres brugere.

Prioritering af indsatser

En god proces er at slippe ideer og kreativitet løs i virksomheden og derefter vurdere og prioritere indsatserne. Der må fakta på bordet i forhold til den aktuelle situation og mulige alternativer i fremtiden. Studiebesøg og pilotprojekter er en god ide for at konkretisere og afprøve alternative FM-løsninger, inden man ruller løsningerne ud i større skala.

På grund af ressourcebegrænsninger er der typisk brug for at prioritere mellem forskellige indsatser i årlige handlingsplaner. FM-organisationer må være godt klædt på til at argumentere for fordele ved de anbefalede tiltag og konsekvenserne ved, at man ikke gennemfører dem. En hjælp kan være at arbejde med FM´s 12 værdiparametre, som bl.a. fokuserer på produktivitet, sundhed og sikkerhed, ejendomsværdi og image (jf. Jensen og van der Voordt 2017). 

En meningsfuld indsats med gevinster på flere planer

Man skal lægge tid og ressourcer i at udarbejde en plan, men fordelene ved en god plan udmønter sig på flere planer: 

• Cheferne er med til at sætte den generelle retning, og det giver større autonomi hos mellemledere og projektledere. 
• Bæredygtighedskoordinatorer får en overordnet plan som grundlag for projekter og opfølgning. 
• Medarbejdere og brugere bliver informeret og forhåbentlig tryggere ved, at en bæredygtighedsindsats er i gang. 
• Virksomheden kan kommunikere om sin indsats til samarbejdspartnere, myndigheder, kunder, presse og potentielle medarbejdere. 

At arbejde for en bæredygtig udvikling er for mange en meningsfuld og opbyggelig indsats, når man tilrettelægger arbejdet i en god proces med aktiv deltagelse på tværs af organisationen. Men kun med en dedikeret ledelse kommer FM-organisationer fra ad-hoc-projekter til en koordineret og helhedsorienteret indsats for en bæredygtig udvikling.

Huskeliste, før du går i gang

Bæredygtig FM er en paraply for mange specialiserede FM-udfordringer på strategisk, taktisk og operationelt niveau. En plan sætter fart på indsatsen og forenkler hverdagen. Få her en huskeliste, før du går i gang:

1. Formuler succeskriterier ved at tage afsæt i virksomhedens FM-behov om f.eks. to-fem år og oversæt dette til FM-succesparametre. Hvad er jeres vigtigst mål?
2. Er der brug for at re-designe FM-organisationen? Tag afsæt i topledelsens tanker om FM-organisering. Hvilket serviceniveau? Satses der f.eks. på in-house eller outsourcing? Samling af bygge- og driftsherreroller?
3. Hvis I ikke allerede har det, så få overblik over din ejendomsportefølje og services ved hjælp af analyser af FM-nøgletal, byggetekniske beskrivelser, service-evalueringer mm. Tal med HR. Hvor er det vigtigst at fokusere? Har I den nødvendige indsigt, og er det i en form, som kan deles med andre?
4. Identificer de vigtigste indsatser for, at I kan komme i mål. Typisk er der behov for langvarige indsatser, som man må opdele i indsatser på kort og længere sigt.
5. Hent inspiration hos andre – nationalt og internationalt, og øs af egen erfaringer.
6. Invester i beredskab og planlægning. Stil krav om kvalificeret beslutningsgrundlag, og brug en digitaliseringsstrategi til at lette adgang til relevant data.
7. Sørg for kompetenceudvikling hos de medarbejdere og brugere, som skal blive ambassadører for planen, og minimer risiko for sager om green washing.
8. Sørg for at stille krav til jeres leverandører om bæredygtighedshensyn og dokumentation herfor. Check at I får, hvad I beder om.
9. Følg med i realiseringen af planen, og del dette med topledelse, medarbejdere og brugere. Sørg for at fejre fremskridt, og lær af eventuelle tilbageskridt.
10. Efter nogle år må bæredygtighedsplanen revideres med nye mål og indsatser for det næste kapitel i virksomhedens bæredygtighedsrejse. Hvad var styrker og svagheder ved denne plan, og hvordan kan I gøre både proces og plan bedre næste gang?