Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for NIRAS Gruppen og dens underlæggende datterselskaber

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan NIRAS Group A/S og de øvrige selskaber i NIRAS Group A/S ("NIRAS", "vi", "vores" og "os") værner vi om dit privatliv og ønsker derfor at informere dig om, hvordan dine personoplysninger anvendes af os og inden for koncernen.

Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

NIRAS A/S
CVR-nr. 37295728
Sortemosevej 19-21
3450 Allerød, Danmark

NIRAS@niras.dk

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

GDPR@niras.dk T: +45 4810 4200

Indholdsfortegnelse

1. Behandling af personoplysninger

2. Potentielle kunder

3. Kunder

4. Leverandører og samarbejdspartnere

5. Rekruttering

6. Kurser og seminarer

7. Markedsføring

8. Sociale Medier

9. Konsulentnetværk

10. Videregivelse af oplysninger

11. Dine rettigheder

1. Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

1.1 Datasikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.

1.2 Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysningerne er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Når vi er databehandler behandler vi personoplysninger i overensstemmelse med den instruks og de retningslinjer, der fremgår af databehandleraftalen, som er indgået med den dataansvarlige.

1.3 Dataminimering

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.  

1.4 Hjemmesidebesøgende

I forbindelse med, at du besøger vores hjemmeside, vil vi personoplysninger om dig i form at cookies. Det står nærmere beskrevet i NIRAS’ cookiepolitik som du kan finde her: https://www.niras.dk/cookies/.

Nedenfor kan du se, på hvilke retsgrundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

2. Potentielle kunder

For at du kan blive kunde hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn
• Virksomhed
• E-mail
• Telefonnummer
• Adresse
• CVR nr.

Vi indsamler personoplysninger om potentielle kunder til følgende formål:

• Muligt fremtidigt samarbejde eller købstransaktion
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• NIRAS’ legitime interesse i at indsamle og opbevare oplysningerne af de potentielle kunder, er at kunne fremme kommunikationen mellem de to parter. Der bliver kun opbevaret oplysninger, som er offentliggjort af den potentielle kunde selv.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere. Dog vil oplysningerne blive opbevaret så længe kundeforholdet stadig bistår.

• Oplysninger om potentielle kunder slettes 2 år efter sidste kontakt eller ved anmodning herom.

3. Kunder

For at du kan være kunde hos os, er det nødvendigt at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn
• Brugernavn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• CVR nr.
• Underskrift
• Placeringsoplysninger

Vi indsamler personoplysninger om kunder til følgende formål:

• Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakt med kunden og NIRAS.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. kunder blive slettet efter aftalens ophør.

• Oplysninger om kunder slettes 5 år efter kunderelationens ophør

4. Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt at, vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• CVR nr.
• Underskrift

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/ydelser
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakt med leverandøren og NIRAS.

Vi opbevarer oplysningerne opbevares i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandør og samarbejdspartner blive slettet efter aftalens ophør.

• Oplysninger om leverandører slettes når garantien på købte produkter er udløbet ellers gemmes oplysningerne i henhold med bogføringsloven.

5. Rekruttering

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Personoplysninger, som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.

Din ansøgning med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for NIRAS.

I relevante tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor dine oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem

Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi behandler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.
• Behandlingen af CPR-nummer sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med ansøgningen eller CV’et. Vi behandler CPR-numre for at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2 litra f.

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:

• Baseret på en legitim interesse, som er i begge parters interesse i vurderingen af et fremtidigt samarbejde, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, og oplysningerne kan behandles med henblik på fastlæggelse af eller forsvar ved et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.]

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

I uopfordrede ansøgninger behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til mulig fremtidig ansættelse.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 6 måneder, hvorefter det slettes. Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

6. Kurser og seminarer

Når du deltager i et kursus eller seminar hos NIRAS anvender vi dine personoplysninger til at holde kontakt med dig før, under og efter den pågældende aktivitet.
Er du ansat hos en af vores kunder/samarbejdspartnere og du er tilmeldt et kursus eller seminar, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe vi har et forretningsforhold med kunder/samarbejdspartnere.

Til brug for gennemførelsen af et kursus eller seminar behandler vi kun almindelige personoplysninger herunder oplysninger om:

• Navn
• Stilling
• E-mail
• Telefon
• Hvor du er ansat

Kilderne til de oplysninger, vi behandler, stammer fra dig selv eller fra din arbejdsgiver, hvis det er denne, der har tilmeldt dig kurset eller seminaret.
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på art. 6.1.b, hvis du selv er part til aftalen, da oplysningerne er nødvendige for at opfylde en aftale med dig. Behandlingen kan også finde sted på grundlag af art. 6.1.f (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse er at administrere seminarer og udsende evalueringsskemaer mv.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende kursus eller seminar, og at evaluere det. Et kursus kan indgå i en på forhånd beskrevet fastlagt sammenhæng med andre kurser eller netværksetablering og i disse tilfælde opbevarer vi dine personoplysninger, indtil hele forløbet eller netværksarbejdet er afsluttet og evalueret. Er du ansat hos en af vores kunder/samarbejdspartnere, opbevarer vi dine oplysninger, så længe vi indgår i et forretningsforhold med klienten.

Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi faktura-data i regnskabsåret plus 5 år som fastsat ved bogføringsloven.   

7. Markedsføring

Vi bruger personoplysninger i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation til dig. Den målrettede kommunikation inkluderer udsendelse af nyhedsbreve.
Hertil behandler vi udelukkende almindelige personoplysninger herunder:

• Navn
• Stilling
• E-mail
• Telefon
• Hvor du er ansat

Vi registrerer desuden hvilket sprog, du ønsker at modtage vores materiale på.

De personoplysninger, som vi anvender, stammer fra dig selv. Oplysningerne kan også indhentes via brug af vores hjemmeside.
Har du tilmeldt dig et eller flere af vores nyhedsbreve, gemmer vi dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage materiale fra os og i to år derefter. Har vi indsamlet offentlig tilgængelig information om dig, for at kunne gennemføre markedsføringsmæssige tiltag, gemmer vi materiale om dig, så længe det pågældende tiltag er i gang og to år derefter.

Vi behandler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Du har samtykket til, at vi må sende dig nyhedsbrevet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a

Dine personoplysninger slettes, når du trækker dit samtykke tilbage. Det er frit for dig at trække dit samtykke tilbage, og du kan benytte kontaktoplysningerne i toppen, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage.

8. Sociale Medier

Når du vælger at følge eller like os på de sociale medier Facebook, LinkedIn og  Instagram, vil du se/modtage nyheder fra os via de sociale medier.

Når du liker og / eller følger os, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Dit navn/brugernavn

Formålet med at anvende de sociale medier er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. NIRAS projekter, events, rekruttering, webinarer og hvordan det er ar arbejde hos NIRAS.

Vi behandler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Vores interesse i markedsføring samt forbedring af vores hjemmeside og produkt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

8.1 LinkedIn

Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder, at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokations/geodata og oplysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i forbindelse med oprettelse af din profil, såsom reaktioner, kommentarer og delinger du og andre foretager.

Vi modtager alene de oplysninger som du selv sender til os i form af din henvendelse, like eller kommentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn, via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics.

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til LinkedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn.

8.2 Facebook og Instagram

Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og /eller Instagram. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Meta indsamler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan indsamler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

Meta anvender herudover Insights på Facebook /Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies. Vi modtager aggregerede resultater af disse oplysninger.

For at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:

https://m.facebook.com/policies/cookies/

Politik om cookies | Hjælp til Instagram

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy. 

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookie politik, eller du kan kontakte Meta.

9. Konsulentnetværk

Når vi modtager din tilmelding til konsulentnetværk, vil din tilmelding blive behandlet efter følgende forskrifter: 

Kompetencer og CV med bilag bliver delt internt med relevant personale.

Personoplysninger som fremkommer i din tilmelding til konsulentnetværk, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag: Samtykke; Det​ antages at i forbindelse med at konsulenten selv videregiver sine oplysninger til NIRAS, så behandles oplysninger på baggrund af konsulentens samtykke, og behandlingen vil stoppes i det tidspunkt, hvor samtykket tilbagetrækkes.

Du vil hver 6 måned blive spurgt om du fortsat ønsker at være en del af konsulentnetværk. Ønsker du ikke længere at være medlem af konsulentnetværk bliver samtlige oplysninger, CV og bilag slettet.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

10. Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger, Activecampaign, Coma Systems, Keepit, Maconomy, Microsoft, People Test Systems og Umbraco. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde videregives data til advokater, banker, offentlige instanser, filialer, revisor, forsikringsselskaber og pensionsselskaber.

Vi anvender kun databehandlere i EU eller tredjelande som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier, samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Vi benytter dog i vise tilfælde Amerikanske software og løsninger i forbindelse med den daglige drift. Der bliver fortaget en risikovurdering for hver enkel udbyder.

11. Dine rettigheder

• Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
• Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
• Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Du bedes være præcis omkring din rettelse ellers vil det besværliggøre vores arbejde og kan i visse tilfælde føre til at vi ikke kan efterkomme din rettelse.
• I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Du har mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at standse behandlingen af dine persondata. 
• Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, i fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.
• Vi sletter af egen drift dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål de er indsamlet til, eller når vi ikke har en retslig grundlag til at opbevare dem længere.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til NIRAS på GDPR@niras.dk eller på telefon +45 4810 4200.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst redigeret: 27-01-2023