Flytjord.dk vinder digitaliseringsprisen 2015

Flytjord.dk effektiviserer jordflytninger i kommunen og ved jordmodtagere., Løsningen minimerer bureaukratiet for bygherrer, vognmænd og rådgivere. Løsningen er et skoleeksempel på, hvordan offentlig digitalisering kan gavne brugerne.

25. mar 2015

Intet må indtastes mere end én gang!

Det var mantraet, da Kristian Lei Kaltoft sammen med sine kolleger i Center for Miljø og Energi, Aarhus Kommune, udtænkte ideen til det, der i dag er kendt under navnet flytjord.dk.

Løsningen er netop blevet tildelt Digitaliseringsprisen 2015 for en markant effektiviseringsgevinst.

”Her kan vi få en smartere værdikæde i samfundet, og flytjord.dk er frem for alt helhedsorienteret. Projektet sætter sig fast i hukommelsen – vi kan rent faktisk bruge det til noget i samfundet,” lyder dommernes skudsmål af Flytjord.dk.

Før løsningen blev indført var den barske virkelighed nemlig, at de tusinder af tons jord, der hvert år flyttes i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, ofte var lettere at flytte end de mange data, informationer og tilladelser, der følger med jorden.

Tung arbejdsgang

”Det var en tung arbejdsgang. Nogle oplysninger skulle hentes i andre it-systemer, noget skulle skrives i hånden med gennemslagspapir, og andre data kunne indtastes i en separat database – men ingen af løsningerne kunne tale sammen. Så der var et stort potentiale for at effektivisere arbejdsgangen for alle parter,” siger Kristian Lei Kaltoft.

NIRAS vandt udbudsrunden til at udforme og udvikle it-løsningen, der i dag effektivt fjerner papirskubberiet i hele kæden fra bygherre over rådgiver, myndighed, entreprenør og vognmand til aflæsningsstedet.

”Som bruger går du bare ind på flytjord.dk. Selve hjemmesiden ser dejlig overskuelig ud, men nedenunder ligger der en kompleks motor, der tjekker love og regler og automatiserer arbejdsgangen i videst muligt omfang,” forklarer Tom Graven Kvist, der har været NIRAS’ projektleder på flytjord.dk.

Robotter som sagsbehandlere

Systemet afgør automatisk, om en jordflytning skal anmeldes eller ej. Og i de ukomplicerede sager kan flytjord.dk endda give tilladelsen med det samme – uden at en sagsbehandler behøver kigge på noget.

”Det er ikke længere sød fremtidsmusik, når vi taler om, at robotter overtager den trivielle del af myndighedsbehandlingen. Og vi drømmer da også om, at endnu flere sager med tiden kan afgøres automatisk,” siger Kristian Lei Kaltoft.

For at kunne automatisere godkendelserne, har flytjord.dk under motorhjelmen integrationer til en lang række datakilder.

”Vi har en dyb integration til en lang række georelaterede services. For eksempel henter vi data om forurening direkte fra Danmarks Miljøportal og kommunens egen miljødatabase. Baggrundskort og matrikelnumre kommer fra Geodatastyrelsen, og vi anvender den centralt udbudte adresseservice fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter,” siger Tom Graven Kvist fra NIRAS.

Helt ud til brugerne

Der, hvor flytjord.dk for alvor bliver smart, er, at digitaliseringsgevinsten også når helt ud til brugerne af systemet.

Tag for eksempel Aarhus Havn, der hvert år modtager omkring 34.000 vognlæs jord til at fylde op ud i Aarhusbugten. Før i tiden skulle hver enkelt vognlæs manuelt tastes ind i et system, så jorden kunne blive registreret og faktureret.

”Det er igen et eksempel på, at intet må indtastes mere end en gang. Og tro mig, det kan mærkes, at op mod 34.000 fakturaer nu ikke længere skal indtastes i anden database” siger Kristian Lei Kaltoft.

Samme melding kommer fra de mange vognmænd, der har været vant til at udfylde rekvisitioner på gennemslagspapir, så der var dokumentation for lasten. I dag får de to stregkoder ud fra systemet – én, der gemmer på firmanavn og lastbil og én, der indeholder oplysninger om det konkrete vognlæs. Nede på havnen bipper de stregkoderne – enten på papir eller via mobil-appen - gennem en scanner, der herefter overfører oplysningerne til Aarhus Havns systemer og åbner bommen til jordtip-området.