People rushing through a hospital hallway
En hospitalsflytning kan hurtigt blive dyrene end beregnet. Det kræver planlægning at flytte store afdelinger med patienter, personale og teknisk udstyr, der ikke må gå til i flytterodet.
INDSIGT

Undervurdér ikke kompleksiteten ved ibrugtagning af nye hospitaler

Det er vigtigt ikke at undervurdere kompleksiteten af flytninger og ibrugtagning af nye hospitaler, som ofte medfører fejl og mangler.

Glem alt om nybyggede sygehuse, som fungerer perfekt fra dag 1. Ibrugtagning, flytninger og fejl hænger sammen, når det handler om hospitalsbyggerier. Selvom regionerne tager de mange kommende opgaver om flytning og ibrugtagning af nye afdelinger og hospitaler alvorligt, har de måske undervurderet kompleksiteten.

De kommende flytninger og ibrugtagninger har ofte usete dimensioner på dansk grund. Der er behov for at betragte en flytteproces på en ny og mere krævende måde.

Det er nærmest 50 år siden, at vi sidst byggede hospitaler i Danmark. Nogle af de nye byggerier nærmer sig, at de skal tages i brug. Men hospitalerne ligger af gode grunde ikke inde med ekspertisen i at flytte så store enheder.

Tidligere ordnede driftsafdelingen klargørelsen, når man for eksempel tog en ny operationsstue i brug. Og hvis operationsstuen ikke virkede, var det ikke en katastrofe. For der var jo andre operationsstuer, som man kunne bruge. Nu er der tale om, at man tager 10.000-vis af nye kvadratmeter i brug. Nu skal der andre virkemidler til for at flytte ordentligt ind i nybyggeriet. 

Der findes næppe standardløsninger

Der findes næppe en standardløsning for den perfekte flytning og ibrugtagning.

Løsningen afhænger af den enkelte afdeling og det enkelte hospital. De enkelte afdelinger og hospitaler spiller en stor rolle i forhold til at løfte den enorme opgave at sikre sig, at afdelingen og hospitalet egentlig er klar til klinisk drift, når patienter, sygeplejersker og læger vælter ind.

Jeg er nervøs for, at regionerne desværre ikke tager kompleksiteten i flytteprocessen alvorligt nok

Til tider er der for høj fokus på mursten i sygehusbyggerier. Et sygehusbyggeri er ikke kun et byggeprojekt, men i høj grad et kulturprojekt. En ibrugtagning af nyt sygehusbyggeri er ofte også en ændring af vaner, traditioner, arbejdsprocesser, organisering og kultur tilsat personaleudskiftninger. Det gør kun ibrugtagningen endnu mere kompleks, at der er knyttet adskillige forventninger og krav til de nye byggerier.

Driftsorganisationer skal nytænkes

En overset aktør i flytteprocesserne er driftsorganisationerne. Min kollega i NIRAS Nicholas Olejas vurderer, at der er behov for en nytænkning af driftsorganisationerne allerede på et tidligt tidspunkt. Organisationen bør udvikles i takt med, at byggerierne bliver større og mere krævende ikke mindst på IT-siden. Det er meget store og teknisk komplekse bygningsmasser, som skal modtages og driftes på relativ kort tid. Det kræver ressourcer, nytænkning og organisationsudvikling.

Ifølge Nicholas Olejas kan vi risikere at stå i en situation, hvor alt kører perfekt på en ny afdeling, men driftsorganisationen er ikke klar til at håndtere de nye udfordringer som følger heraf. Hvis man formår at indtænke og udvikle driftsorganisationerne i god tid forud for indflytning og mere progressivt i forhold til driften efter indflytning og ibrugtagningsprojektet, kan man bedre justere og tilpasse organisationen og arbejdsprocesserne hen ad vejen.    

Center med flytning som speciale

I Region Hovedstaden vil enhedschef Mette Mylin fra Plan og Byg, Center for Ejendomme, arbejde for, at flytning og ibrugtagning af afdelinger og hospitaler bliver et speciale i regionens forholdsvist nyoprettede Center for Ejendomme (CEJ).

”Jeg har hørt på vandrørene, at der er steder i landet, hvor budgettet for flytteprocessen er langt overskredet. I Center for Ejendomme er vi blandt andet derfor meget bevidste om at tage flytteprocessen alvorligt og at have respekt for, hvor afgørende en god og betids planlægning er. Planlægning i god tid og med inddragelse af alle nødvendige kompetencer hjælper også til, at vi kan overholde vores princip om at tilstræbe business as usual under og efter flytningen,” siger hun.

Vi er meget bevidste om at tage flytteprocessen alvorligt og have respekt for, hvor afgørende en god og betids planlægning er

En flytning er kompleks

Direktør Jens Sauer ved alt om, hvor komplekse flytninger af afdelinger og hospitaler kan være. Han er måske den mand i Danmark, som har mest ekspertise med store flytninger med firmaet A2Z Move Management, der blandt andet har A.P. Møller og Rambøll på kundelisten.

Jens Sauer bistod Region Sjælland med flytningen til Psykiatrisygehuset i Slagelse, som blev taget i brug i slutningen af 2015. Flytningen betød, at 650 medarbejdere fra matrikler i Roskilde, Vordingborg, Slagelse, Dianalund, Korsør og Nykøbing Sjælland skulle til Slagelse. Hele 44.000 kvadratmeter, svarende til 55 håndboldbaner, skulle ekviperes med udstyr, personale og, ikke mindst, patienter.

”Jeg er nervøs for, at regionerne desværre ikke tager kompleksiteten i flytteprocessen alvorligt nok. Som jeg har oplevet, går det ikke, at man fx sætter en ledende overlæge til også at være rokadechef samtidig med sit job på klinikken. Al ære og respekt for overlægen, men han eller hun har ingen paratviden og ekspertise i at flytte afdelinger, endsige hospitaler,” siger Jens Sauer.

Behandling er vigtigst

Ingen på hospitalerne ligger inde med den fornødne viden. De skal begynde fra scratch med viden, ledelse og organisation af flytteprocesserne. Det kan man ifølge Jens Sauer komme langt med, men spørgsmålet er, om man kan komme langt nok, påpeger han.

”Omkring 90 procent af alle løsninger i en stor flytteproces som for et hospital er baseret på paratviden. Ellers er det nærmest umuligt at styre kompleksiteten, som er iboende i flytningen,” mener Jens Sauer.

Hans erfaring fra Psykiatrihuset i Slagelse er, at det kliniske personale så vidt muligt skal holde fokus på patienterne, ikke på flytningen. Personalet skal inddrages og høres, men når flytningen bliver mere konkret, bør det kliniske personale gøre det, som de er bedst til: Behandle og pleje patienterne.

”Min anbefaling til hospitalsledelser, som står overfor en flytteproces, er, at de bruger tid på dialog med personalet, men sikrer sig at personalet ikke ændrer fokus fra patienterne til selve flytteprocessen. Ellers kan det få fatale konsekvenser for patienterne. Der er så mange ubekendte faktorer under en flytning, at det ikke giver mening, at det kliniske personale skal bruge tid og kræfter på at finde de bedste løsninger for en flytning. Personalet skal ’kun’ opstille behov for flytningen,” siger Jens Sauer.